GUÍA
Doce criterios, las preguntas concretas que hay que hacer en cada demo y los errores que se pagan durante años. Escrito para empresas reparadoras, compañías de asistencia y equipos de tramitación.
Respuesta rápida
Para elegir un software de gestión de siniestros hay que evaluar doce criterios: cobertura del ciclo completo, integración nominal con vuestras compañías, profundidad de la app de campo, gestión de baremos, cálculo del coste real por expediente, autofacturación de profesionales, control de plazos por compañía, automatización con control, Business Intelligence, integración contable, modelo de precio y salida de datos. El error más común es comparar listas de funcionalidades en lugar de recorrer un expediente real de principio a fin en cada demo.
Pedid la lista nominal, no «las principales». Si trabajáis con cinco y solo dos están integradas, el 60% de la operación seguirá siendo manual y el retorno del proyecto se hunde.
¿Parte de trabajo, fotos, vídeo, firma en pantalla y valoración con baremo, o solo consulta de la cita? La app decide la adopción del proyecto entero.
Del aviso al cobro. Si el sistema termina en la factura emitida, seguiréis sin conocer el margen real.
Si el baremo vive en un PDF y se aplica en una hoja aparte, las desviaciones aparecerán al cerrar el mes en lugar de durante el expediente.
Mano de obra, desplazamiento y materiales. Es el dato que permite saber qué compañía y qué gremio son rentables.
Si trabajáis con profesionales externos, esta función se paga sola en el primer cierre de mes.
Cada compañía tiene los suyos. Tienen que ser configurables por compañía, con alarma antes del vencimiento y no después.
Preguntad qué hace el sistema solo y, sobre todo, qué hace cuando no tiene certeza. Si la respuesta es «avanza igual», es un riesgo, no una función.
¿Se puede consultar cualquier dato o solo hay informes predefinidos? La segunda opción envejece mal.
Con qué sistemas conecta y con qué nivel de detalle. Sin esto, alguien reintroduce facturas a mano cada mes.
Que acompañe a la estacionalidad del ramo. Una cuota fija alta en un mes flojo duele.
Qué pasa con la información al terminar el contrato, en qué formato y en cuánto tiempo. Se pregunta al principio o no se pregunta nunca.
Una demo estándar es una presentación de las funciones que mejor le salen al comercial. Para convertirla en una prueba útil, cambiad el guion: llevad dos expedientes reales —uno estándar y uno que salió mal— y pedid que se recorran completos en el sistema, delante de vosotros.
«Este es un expediente real de daños por agua de la semana pasada. Entradlo en vuestro sistema y llevadlo hasta la factura y la liquidación del operario. Y ahora este otro, que se reabrió dos veces.»
En veinte minutos veréis lo que ninguna lista de funcionalidades enseña: cuántos clics hay, qué datos hay que teclear dos veces, dónde se rompe el recorrido y qué pasa cuando algo no encaja.
| Área | Pregunta | Respuesta que busca una reparadora |
|---|---|---|
| Integraciones | ¿Cuáles de mis compañías están integradas y desde cuándo? | Lista nominal con fecha |
| Campo | ¿Qué puede hacer el operario sin llamar a la oficina? | Cerrar el parte completo |
| Baremos | ¿Dónde vive el baremo y quién lo actualiza? | En el sistema, mantenido |
| Economía | ¿Puedo ver el margen de un expediente concreto? | Sí, con coste desglosado |
| Autónomos | ¿Emitís vosotros la factura del autónomo? | Autofacturación por fechas |
| Plazos | ¿Los plazos se configuran por compañía? | Sí, con alarma previa |
| Automatización | ¿Qué pasa cuando el sistema no está seguro? | Se detiene y avisa |
| Datos | ¿Puedo consultar cualquier campo del expediente? | Sí, con panel de BI |
| Contabilidad | ¿Con qué sistema contable conectáis? | El que ya usamos |
| Precio | ¿Qué pago en un mes con la mitad de expedientes? | La mitad, en proporción |
| Prueba | ¿Puedo probar con datos reales antes de firmar? | Sí |
| Salida | ¿Qué pasa con mis datos si me voy? | Entrega y supresión |
Los modelos habituales son cuota fija por usuario, cuota fija por empresa o precio por volumen de expedientes. Para una empresa reparadora, el modelo por volumen suele encajar mejor porque la actividad es estacional: los episodios de lluvia o de frío disparan los expedientes y los meses tranquilos los reducen. En Siryus se paga por el volumen generado, de forma que si un mes se generan menos expedientes el coste disminuye en proporción, y existe una versión gratuita de hasta 5 siniestros para probar.
Depende del volumen, del número de compañías a integrar y del estado de los datos de partida. El patrón que mejor funciona es: análisis del recorrido, configuración en paralelo, piloto con una compañía y un gremio, y corte progresivo por compañías. Conviene evitar los picos de siniestralidad para hacer el corte.
Llevar a la demo estos cuatro elementos convierte una presentación comercial en una prueba útil:
En una videollamada de 20 minutos revisamos vuestro recorrido actual, las compañías con las que trabajáis y qué pasos se pueden automatizar desde el primer mes.
